Excel学习材料

发布人：仵晓娜发布时间：2014-04-29 09:26:54

 

Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件，确切地说，它是一个电子表 格软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能。

一、Excel基本概念

一．Excel的启动和退出及界面认识

启动：和启动Word软件是一样的。

从“开始菜单“启动或双击”桌面上的Excel快捷方式图标。

退出：四种方法１．单击关闭按钮　２.“文件”菜单中——“退出” 3.快捷键Alt +F4。４.控制菜单中的“关闭”命令.

附加：界面组成：

Excel窗口组成：由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏和状态栏组成。

编辑栏是由：名称框和内容框构成的

名称框：显示当前单元格的名称也就是地址        内容框：显示当前活动单元格的内容

二．工作簿与工作表

工作簿是一个Excel文件，其中可以包含一个或多个表格（称为工作表），

例如：各科目成绩表：办公自动化的成绩表，组装与维修的成绩表 ，可以存放在同一个工作簿中。一个工作簿最多可以含有255个工作表，一个新工作簿默认有3个工作表，分别命名为

“Sheet1,Sheet2,Sheet3”。

工作表像一个表格，由含有数据的行和列组成。在工作簿窗口中单击某个工作表标签，则该工作表就会成为当前工作表，可以对它进行编辑。

三．单元格与活动单元格

工作表中行列交汇处的区域称为单元格，它可以保存数值、文字等数据。

窗口的左侧的1，2，3…………65536表示工作表行号，上方的A，B……表示工作表列号，他们构成单元格的地址。例如：B3表示３行B列处的单元格地址。工作表由：６５５３６行和２５６列组成。

工作表中指针为空心实字，把它移到某单元格并单击，则该单元格的框线变成粗黑线，称此单元格为当前单元格，粗黑框线称为单元格指针。当前单元格的地址显示在名称框中，而当前单元格内容显示同时显示在当前单元格和数据编辑区中。

二、基本操作

一．建立与保存工作簿

建立新工作簿

     每次启动Excel，系统自动建立一个新工作簿。

     单击“常用”工具栏的“新建”按钮。

     单击“文件”菜单—“新建”命令。

保存工作簿

       “文件”菜单的“保存”命令

         单击“常用”工具栏的“保存”按钮。

         换名保存

二．工作表数据的输入       

１．输入字符串：

单击目标单元格，使之成为当前单元格，名称框中出现当前单元格的地址，然后输入字符串。输入的字符串在单元格中左对齐，输入完毕后按光标移动键“à”或回车键或对勾确认。

取消当前单元格中刚输入的数据：按ESC或叉号。

长字符串的输入：

单元格的宽度有限，当输入的字符串超出单元格的宽度时，存在两种情况：

如右侧单元格内容为空，则字符串超宽部分一直延伸到右侧单元格。

如右侧单元格有内容，则字符串超宽部分隐藏，不在右侧单元格显示。

数字字符串的输入：

如电话号码，邮政编码等，往往把它们处理为由数字字符组成的字符串。为了与数值区别，先输入单撇号，然后在输入数字字符串。练习如下：B3数值２８（右对齐），C3单元格

为字符串“１００”（左对齐），求D3中，B3+C3的和。

数值右对齐，字符左对齐。

2．输入数值：输入数值时，默认形式为普通表示法，当３４，１２.０３等。当长度超过单元格宽度时自动转化为科学记数法。输入分数：0 空格 1/5

3．输入日期和时间：２００４／３／４　　　

1.选定单元格：

选定一个单元格：单击该单元格即可。

选定一行（列）或多行（列）：单行：单击行号或列标。多行：移到这些行的首行拖动到末行。

选定整个工作表：按“全选“按钮（在行号1上方和列号A的左边）

选一矩形区域：1。鼠标拖动。2.在名称框中输入单元格区域A2:B6,

4．智能填充数据：

１)填充相同数据

鼠标指针移动到填充柄，拖动它向右。则填充了相同数据。1或春天

填充已定义的序列：如“一月”，拖动填充句柄向右拖动，依次是“二月，三月”

２)用户也可以自定义填充序列，方法如下：

“工具”菜单——“选项“命令，选择”自定义序列“标签，选中”新序列“并在”输入序列“框中填充序列，注意：序列中每一项不能以数字开头，如1,2,3

３)智能填充：

可以指定有某种规律的数据（等差，等比等）。　６，９，１２，１５等

方法１.“编辑“——”填充“——”序列“

方法２.先输入等差或是自定义数列的前两个数据，然后选中并拖动。练习：等比数列，２，４，８，１６

4）在一矩形区域内填充相同数据

三．打开与关闭工作簿

四．处理工作簿中的工作表

1．选定工作表

在编辑工作表之前，必须先选定他。单击工作表标签，则成为当前工作表，其名字以白底黑字显示。

有时候需要同时对多个工作表进行操作，如：输入共同的标题，或删除多个工作表。

选定多个工作表方法：相邻的时候，用Shift,不相邻的时候,　　按Ctrl

2．重命名工作表：

为了只管表达工作表的内容，往往不采用默认的名字，而重新给工作表命名。

方法１.双击工作表标签，选中后，直接输入新名称

方法２.右键单击工作表标签，在快捷菜单中选择”重命令“命令。

 

3.工作表的移动和复制:

在实际工作中，有时候会遇到十分相似的两张表格，它们只有很少不同点。若已经制作好其中一张表格，另一张表格可用“复制表格“的方法，以提高工作效率。工作表在工作簿中的次序可能需要调整。

方法如下：

方法１.移动或复制：单击要移动（或复制）的工作表标签，沿着标签行拖动（或按住Ctrl键）标签到目标位置。

方法２.步骤如下

1.右击要移动或复制的工作表

2.从快捷菜单中选择“移动或复制工作表”命令

3.在出现的“移动或复制工作表“对话框中的下拉列表中，选定要将工作表移动或复制到的位置。

4.如果选定”建立副本“选项，则表示复制，否则表示移动选中的工作表。

 

4.插入与删除工作表

1)插入工作表

一个工作簿默认有３个工作表，有时候不够用，可用如下方法插入：

方法１. “ 插入”菜单——“工作表”命令

方法２ 右击工作表标签，在快捷菜单中选择 “插 入工作表”命令

2)删除工作表

右击要删除的工作表标签，在快捷菜单中选   择 “删除”命令。

5.工作表的拆分

工作表的分割

对于较大的表格，由于屏幕大小的限制，看不到全部单元格。若要在同一屏幕上看相距甚远的

两个区域的单元格，可以对工作表进行纵向和横向分割。

水平分割条：鼠标指针移动到“水平分割条“，上下拖动”水平分割条“到适当位置，则把原工作簿分成上下两个窗口。

垂直分割条：

五．编辑工作表

1．选定单元格：

选定一个单元格：单击该单元格即可。

选定一行（列）或多行（列）：单行：单击行号或列标。多行：移到这些行的首行拖动到末行。

选定整个工作表：按“全选“按钮（在行号1上方和列号A的左边）

选一矩形区域：1。鼠标拖动。2.在名称框中输入单元格区域A2:B6,

为单元格命名的方法：选定要命名的单元格区域，在名称框中输入区域名字并按回车键。

                    如想选中该区域，直接在名称框中输入该区域名称即可。

选定若干不相邻的区域：按住Ctrl键

2．移动和复制单元格数据

若数据输错了位置，可以将它移到正确的单元格中；某些单元格具有相同数据，可以用复制的方法，避免重复输入。

方法如下：

拖动鼠标法：1.选定要移动（复制）数据的单元格区域。

2．鼠标指针移动到边线上，指针呈指向左上方的箭头时，然后拖动（或按Ctlr键）到目标位置即可。

剪贴法：

3．清除单元格数据

选中要清除数据的单元格区域，按Del键。

三、公式函数及表格格式化

到目前为止，工作表中的数据均以原来的面目出现，与普通表格相比，看不出优越性何在。在实际工作中，除了输入原始数据外，还要进行统计计算（如：合计、平均等），并把计算结果反映在表格中。特别适当有关数据修改后，Excel会自动重新计算。这就显示出Excel的优越性所在了。

1.公式和函数

一 公式

1．输入公式

若要计算某区域各单元格的和并把计算结果放在某一个单元格中

输入公式步骤：

单击要储存数据的单元格

在单元格中输入“=B3+B4+B5”

按回车键

公式由三部分组成：等号，数据，运算符号。

运算符：+，-，*，/，^（乘方），=，<>(不等于)，>,>=(大于等于)，<，<=(小于等于)

2．复制公式

形式类似，其中的单元格有规律变化的公式不必重复输入，而应采用复制公式的方法，其中的单元格地址的变化由系统去推算。复制公式类似复制单元格，方法如下：

方法1.单击单元格F4,

鼠标指针移到单元格边框上，拖动.

方法2.右击单元格，在快捷菜单中选择“复制”命令

在目标单元格，右键快捷方式“粘贴”命令.

如果需要将单元格的公式计算结果复制到其他单元格，需要选择“编辑”—“选择性粘贴”

二．函数

函数可以认为是常用公式的简写形式。常用的函数有：sum，Averpage,Max等函数。

步骤如下：

1)单击要输入sum函数的单元格

2).“插入”菜单—“函数”，出现“粘贴函数”对话框

3)选择需要的“函数”，选定区域.

区域（连续区域 ；不连续区域，按住Ctrl键）

快速计算：工具栏上的“自动求和”和“粘贴函数”按钮。

2.工作表格式化

   工作表的内容固然重要，但工作表肯定要供别人浏览，其外观修饰也不可忽视。Excel提供了十分丰富的格式化命令，能解决数字如何显示，文本如何对齐，字型字体的设置以及边框、颜色的设置等问题。

一．数字显示格式的设定

（1）菜单：

选中要格式化的单元格区域，

单击“格式”—“单元格”或右键单击，选择“单元格格式”

练习：练习 –12用（12）表示，插入时间格式：

（2）用格式化工具设置数字格式：

货币样式，百分比样式，分节号格式（千位分隔样式），增加小数位数，减少小数位数

（3）条件格式：可以根据 某种条件来决定数值的显示颜色，例如显示学生成绩，小于60的用红色，大于60的用黑色显示。

（4）零的隐藏：

单元格的值为零时，为了整洁，往往不希望显示0，

单击“工具”菜单的“选项”命令，出现“选项”对话框，单击视图。

二．字符格式化

为使表格美观或突出显示某些数据，可以对有关单元格进行数字格式化，例如标题采用黑体加粗。

两种方法：第1种：用“格式”工具栏

第2种：用“格式”—“单元格”或右键单击选择“单元格格式

三．标题居中与单元格数据对齐

标题居中

 第1种：使用“工具栏”的“合并及居中”按钮。

第2种：单击“格式”—“单元格”或右键单击，选择“单元格格式”（提问）

数据对齐

数据对齐 ，数据旋转

四．图案与边框

图案： 单元格区域可以增加底纹图案和颜色以美化表格。

边框：工作表中显示的灰色网格线不是实际表格线，在表格中增加实际表格线才能打印出表格线。

两个都是使用“格式”—“单元格”中的标签。    

五．插入（删除）单元格、行、列

插入行或列：

方法1.选中某行或列后，单击右键，选择插入行或列。

方法2.”插入“菜单——“行”和“列”。

插入单元格：单击”插入“菜单——“单元格”命令，在“插入”对话框中选择相应的选项。

删除行、列、单元格:

方法1.

1.选定要删除的单元格、行或列。

2.在“编辑”菜单上，单击“删除”命令

3.在删除对话框中， 我们根据需要选择。

右键菜单操作：选中要删除的单元格，行或列，在右键菜单中，选择”删除“命令

四、创建图表与打印工作表

1.创建图表

人们也许无法记住一长串数字，但很容易记住一幅图片。如果把工作表中的数据用图表的形式来展示，就会使其更容易被接受和理解。图表以工作表的数据为依据，数据的变化会立即反映到图表中。图表建立后，还可以对其进行修饰（字体，颜色，图案等），使其更美观。

一．创建图表：（在实际工作中最常使用到的两种图表有柱型图、饼图中的三维饼图）

 首先介绍名词：

数据系列：一组相关的数据，如月份，电视机品牌等，同一系列的数据用同一种方式表示。

数据点：数据系列中的一个数据，如月份系列中的“八月”

对已建立的工作表，有三种方法建立其图表。创建图表三种方法：

（1）图表向导建立图表

单击“常用”工具栏上的—“图表向导”按钮或“插入”—“图表”。

根据向导提示，一步一步创建图表。

“系列产生在”栏有两个单选按钮，若选择“行”，则列标题作为X轴上的项；选择“列”，则行标题作为 X轴上的项。

注意：选择“新工作表”，则图表单独存放在新工作表：若选择“嵌入式图表”，则图表嵌入指定的工作表中。

（2.）自动绘图建立图表

1）选定要绘制的数据区域

2）按“F11键”

自动插入图表，它不是嵌入式图表，而是独占一个工作表。

（3.）用“图表”工具建立图表

1）单击“视图”—“工具栏”—“图表”

2）选定要绘制的数据区域。

3）单击图表工具的“图表类型”。 注意：（用图表工具建立的图表是嵌入式图表。）

二．编辑图表

（1）修饰图表：

图表区的整体操作： 图表区背景，字体，图表类型的更改。

局部修改： 图表标题，坐标轴标题，图例格式的操作，坐标轴格式，网格线的修饰。

（2）增减和修改数据

数据源或直接拖动

以上都可以通过单击右键实现。

3.图表工具栏的使用

前面介绍设置图表的各种格式时都是使用的右键菜单或是图表菜单，Excel中为了方便对图表进行操作，专门设置了一个图表工具栏。

输入公式

步骤如下:“插入”菜单_“对象”_“Microsoft公式3.0”

2.打印工作表

工作表和图表建立后，可以将其打印出来。在打印前最好能看到实际的打印效果，以免多次打印调整，浪费时间和纸张。Excel提供了打印前能看到实际效果的“打印预览”功能，实现了“所见即所得”。

在打印预览中，可能发现页面设置不合适。如：页边距太小，分页不合适等问题，直到满意后再进行打印。

一．分页预览

1）“打印预览”

常用工具栏上的“打印预览”按钮：页边距、分页预览

2）“分页预览”功能：使工作表分页变的十分容易，进入分页预览模式下后，工作表中分页符用兰色线条表示，称为分页符。调整兰色线条位置可以改变分页位置。

“视图”—“分页预览”

3）插入“分页符”：若工作表内容不止一页，系统会自动在其中插入分页符，工作表按此分页符打印。若需要图表单独占一页，则可以插入分页符。

二．页面设置

Excel里的页面设置和Word相似。但也有不同之处。设置如下：“文件”—“页面设置”里面。

设置打印格式:方向、纸张大小 。和Word相同。

设置页边距：页边距、居中方式。

设置页眉页脚：页眉是指打印页顶部出现的文字，而页脚则是打印页底部出现的文字。通常，把工作簿名称作为页眉，页脚为页号。

设置打印参数：

设置打印区域：若只打印部分区域。

每页打印表头：若工作表有多页，要求每页均有打印表头（顶端标题或左侧标题）。

三．打印设置

对“打印预览”感到满意后，就可正式打印了。

1）设置打印机

2）设置打印范围：全部，部分页码，当前选定区域，当前工作表，当前工作簿 、设置打印份数。

3）设置打印份数：一般是逐页打印，如2份打印顺序是：1页，1页，2页，2页……，而逐份打印的顺序是1页，2页，1页，2页……。